JPO 2010

Je viens de poster sur la Cour Intérieure la date du forum des associations, à savoir le samedi 11 septembre.

Ainsi, si personne n'y voit d'inconvénient, on peut fixer la date de la JPO 2 semaines plus tard, soit le samedi 25 septembre.

Comme d'habitude, pour monter ce genre d'événement, il faut du monde:
- en amont, pour la promotion de l'évenement
- le jour J pour monter les animations

Ensemble, déjà, on peut recadrer les grandes lignes de l'organisation de notre événement avec les questions basiques:

1) Quand?: le samedi 25 septembre
2) Où?: dans les locaux de Rêves et Légendes
3) Quoi?: du jdr + du jdp + ??? (Télé Trash Live, soirée enquête, ...)
4) Comment?: par les membres de R&L
5) Qui?: invitations des associations locales; campagne d'affichage de proximité; événement Facebook; bouches à oreilles (amis, etc.); buzz sur le web (sites, forums, mairie de Coupvray, SAN)

Au niveau de l'horaire, l'année dernière on était resté sur le créneau 10h-20h.
Peut être que cette année on peut commencer plus tard, genre 14h, pour éviter la mini cassure du déjeuner.
Qu'en pensez vous?

Concernant l'organisation, donc 2 équipes à définir:

1) pour la promo de l'événement (travail en amont pour ameuter le monde, dont les détails seront définies ultérieuremet par rapport à l'expérience des années passées):
- Julien
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2) pour la tenue des animations (jdr/jdp/autres), à définir à partir de maintenant en fonction des propositions de ceux qui feront quelque chose:
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Je vais demander à Emorej de retravailler le flyer pour l'avoir à dispo au plus vite et commencer les impressions pour ne pas courrir au dernier moment.

Dès qu'on aura terminé de définir les grandes lignes, je réaliserais la fiche de projet (la nouvelle de Bushi si elle est prête) pour regrouper l'ensemble des infos et nous mettre au travail.
Je pars du 25/07 au 13/08 donc si on arrive à concevoir la fiche avant mon départ ca sera parfait, sinon je m'en occuperais dès mon retour avec les infos qui auront circulées pendant mon absence.

Une fois la fiche créée, j'ouvre le sujet sur la Cour Intérieure pour communiquer sur le projet et ouvrir l'organisation de ce projet à l'ensemble des membres.

Merci par avance de votre investissement

Ok merci pour les infos, ça marche, on va mettre tout ça au point.
Il serait bien de prévoir une réunion avec fils de lugh et orneen pour voir tout ça. On en profiterait pour valider procédure + fiches projets et commencer à remplir tout ça pour bien cadrer l'événement. On peut essayer de se retrouver un soir de la semaine pour parler de ça sérieusement.

Ok pour moi

Suite à discussion téléphonique avec Bushi, on est tombé d'accord sur le fait de ne pas prévoir de réunion sans savoir qui était dispo et motivé pour cet événement. Sachant que de toute façon vous ne pourrez le faire sans moi que ca vous plaise ou non

Avant de mettre la charrue avant les boeufs, j'aimerais que nous tombions déjà d'accord (cf post initial qui cadrait déjà les choses) sur:
- la date et le format horaire de la manifestation
- sur les membres du CA motivés pour le moment (certains sont en vacances et d'autres le seront plus tard) pour participer à l'organisation de la JPO 2010

Ensuite, la logique veut qu'on en informe les autres membres du club et qu'on fasse un appel à volontaires pour compléter l'une ou l'autre équipe.

Une fois ces équipes constituées (en général 1 à 2 personne pour l'orga et 4 à 5 pour les animations le jour J), on décide si une réunion physique est indispensable ou non (elle peut l'être si de nouveaux membres font partie de l'organisation sinon tout peut se faire à distance comme pour les 4 dernières années)

Beaucoup de choses ont déjà été faites les fois passées, il suffit d'aller sur les rubriques qui en parlent sur le forum, ce qui permet de partir sur des bases de travail qui ont fait leurs preuves mais qui bien sûr peuvent être améliorées avec des membres dispo, motivés et efficaces.

Donc, pour revenir à l'essentiel:

1) qui est contre la date du 25 septembre comme date JPO?
2) qui est contre le format 14h-22h
3) qui d'autres parmi les membres du CA est motivé pour faire partie de l'une ou l'autre (ou les 2) équipe à part Orneen, Bushimatsu et moi?

On va se laisser une semaine de réflexion et vendredi prochain je posterais sur la Cour Intérieure pour communiquer avec les autres membres du club et leur proposer de faire partie du projet.

A dispo d'ici là pour apporter des précisions si besoin

Perso j'ai rien contre la date du 25 septembre !
J'en veut pas particulièrement non plus au format 14-22 qui me parait plus approprié que le 10-20 ...
Enfin je compte bien participer à la seconde équipe, celle qui en branle pas une et qui arrive juste avec un scénario entre les mains ...

J'aurais bien participé Je me serais bien forcé à participer à l'équipe numéro "une", mais fin Aout et début septembre risque d'être occupé par la venue au monde de ma seconde créature
(she's alive, ALIVE !!!) bref pas dispo !

Moi je suis partant pour faire le battage médiatique sur le net ( comme à chaque fois) + média locaux (si on arrive à les joindre cette année), pour le 25/09, je ne sais pas encore si je suis dispo, mais je viens avec plaisir si je peux....

Ok donc on part pour le moment sur le 25 (en attendant d'avoir les retours des membres du CA en vacances).

Je ferais un récap demain car j'aurais plus de temps. Ca nous servira de base de travail et si Bushi veut la retranscrire sur un document qui fasse plus pro y'a pas de souci.

J'en profiterais également pour ouvrir un sujet sur la Cour Intérieur pour communiquer avec les autres membres du club et leur proposer de rejoindre les rangs de la préparation de la journée et l'animation des tables.

Rien contre le 25 septembre
D'accord avec Doom sur l'horaire, je préfère nettement 14h/22h que 10h...

Présente pour tout ce qui touchera à l'orga "logistique" du type bouffe et compagnie

OK pour le 25/09
Ok pour 14-22h
Peu de disponibilité mais je peu donner des coups de main ponctuels.

Je prends un peu d'avance pour remettre à jour les contacts à utiliser pour communiquer sur notre JPO de cette année.
Qui est partant en plus d'Adra et moi pour se répartir la tâche?
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1) Les médias (on ne sait jamais, il faut persévérer)
* le parisien 77:
* la Marne:
* la République de Seine et Marne:
* le SAN: Julien
* la mairie de Coupvray: Julien
* TV Nord 77:

2) Les principaux forums
* FFJDR: Julien
* SDEN:
* GROG: Julien
* Casus NO:
* Opale: Julien
* Ludikbazar: Julien

3) Les associations locales
* observateurs de mondes (crégy):
* histoires et légendes (torcy): Julien
* TNT Expresso (champs sur marne): Julien
* Cocktail Ludik (champs sur marne): Julien
* l'antre du dragon (noisiel): Julien
* Durandal (vert st denis):
* l'épée des brumes (clichy sous bois):
* club du nain porte quoi (pavillons sous bois):
* l'anneau de mélian (gagny):
* ombre de dé (mée sur seine):
* arbre aux chimères (lésigny):

4) Internet
* événement Facebook:

5) Flyer et affichage
- flyer en cours de réalisation par Emorej. Devrait être terminé début août.
- flyer imprimé en formats A3/A4/A5 par Vifargent début septembre. D'autres membres ont accès facilement à une photocopieuse?
- affichage des flyers le plus possible dans les environs de Coupvray (gares, arrêts de bus, panneaux d'affichage municipaux)
- panneaux signalétique a priori chez Mipou et Emorej (à confirmer) pour flécher le lieu de la JPO

6) les jeunes de Coupvray
- les 3 jeunes a qui ont a fait découvrir le jdr: Julien ou Fdl

7) les associations de Coupvray
- les associations culturelles de Coupvray (théâtre, patrimoine, musée louis braille, théâtre): Julien

Si vous avez d'autres idées n'hésitez pas à les proposer.

Vu que je pars en vacances dimanche matin, je laisse le soin à Bushi de continuer la coordination des préparatifs.

@Adra, on se voit vendredi, on en profitera pour se remettre à jour tous les 2 sur le fonctionnement de l'année dernière et apporter si possible des améliorations cette année si on est que tous les 2.

Récap tant que j'ai un peu de temps pour commencer à organiser l'équipe qui assure le jour J. Qui parmi les membres du CA à part Doom et Jalina?:
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Doom et Jalina est ce qu'on peut vous désigner respectivement responsables:
- tables de jeux (Doom) : faire le tour des Mjs dispos et motivés pour animer des tables de jeux de rôle, mais aussi petits jeux genre Loup Garou. Leur expliquer le principe de la JPO à ceux qui ne le connaitrait pas (parties avec pré-tirés; thèmes variés; parties découverte du jdr pour les novices)

Je ferais une demande à Ludikbazar pour disposer de lots à donner aux visiteurs pour qu'ils gardent un souvenir de la JPO.

- logistique (Jalina): monter une petite équipe de fourmis (qui peuvent faire partie des Mjs tant qu'ils ne maitrisent pas) pour encadrer les taches suivantes (liste non exhaustive)
* rangement et nettoyage des locaux
* mise en place des tables de jeux, de l'accueil, de la table d'inspi
* achats nourritures, boissons et fournitures
* voiture taxis pour les visiteurs à aller chercher aux gares RER ou SNCF
* approvisionner les tables de jeux
* organiser le repas du soir s'il doit y en avoir

J'ai peut être oublié des trucs pour le moment, donc à compléter éventuellement par la suite.

Je posterais demain sur la Cour Intérieur pour informer de la date et faire un appel à volontaires. On donnera les détails plus tard une fois qu'on en aura discuter entre nous.

ok pour moi, suffira de savoir qui est dispo ce jour là et je verrai avec Bushi, Orneen et aussi toi Julien pour les quantités et le reste

Alors, plusieurs choses :

- ok pour le 25

- ok pour les horaires, ça nous laisse plus de marge et on peut aussi déborder sur des parties le soir.

- On le fait dans nos locaux, ça me semble naturel.

- Pour les gens invités, pas de souci mais je suis pas pour inviter de MJ d'autres assos, c'est notre JPO après tout.

- Pour les gens à contacter, un truc qui peut être sympa, c'est tout simplement les cupréciens avec un bon ch'ti boitage non ? Ca marche pas mal en général mais faut voir si c'est faisable d'un point de vue matériel et/ou financier.

- Je veux bien participer à l'orga dans le groupe 1 mais uniquement au niveau des parties (loup garou, je peux animer, ou une partie de jdr)

- Ce serait bien qu'on mette aussi des annonces au carrefour market de coupvray, y a du monde qui passe en général.

Par contre, si on décide faire dans la promotion du loisir, faudra qu'on assure au niveau MJ..;

Fils de Lugh a écrit:

- Pour les gens invités, pas de souci mais je suis pas pour inviter de MJ d'autres assos, c'est notre JPO après tout.

On est tous d'accord là dessus, on contacte les assos pour faire parler de nous et rencontrer d'autres rolistes mais c'est nous qui assuront comme chaque année l'animation des tables

Fils de Lugh a écrit:

- Pour les gens à contacter, un truc qui peut être sympa, c'est tout simplement les cupréciens avec un bon ch'ti boitage non ? Ca marche pas mal en général mais faut voir si c'est faisable d'un point de vue matériel et/ou financier.

c'est effectivement une bonne idée mais qui demande une sacrée organisation car à mon avis c'est même pas la pein de demander un devis à La Poste. Ca demande des volontaires pour imprimer à frais nuls ou réduits les flyers et des facteurs pour sillonner les rues de Coupvray.
Je suis assez pessimiste sur la faisabilité mais si quelqu'un est motivé pour creusé c'est cool.

Fils de Lugh a écrit:

- Par contre, si on décide faire dans la promotion du loisir, faudra qu'on assure au niveau MJ..;.

J'ai pas bien saisi le sens de ta phrase Fdl, dsl, tu pourrais nous éclairer?
(et n'oublies pas les photos demain soir, j'ai envie de rêver)

Je voulais dire qu'il faudrait qu'on soit un paquet de MJs et pas juste deux ou trois...

(et t'inquiète pour les photos, tu les verras et en plus, je vais les mettre sur facebook)

je le redis, je m'occuperai de l'orga des parties de jdr si doom peut pas être dispo. Sinon, je me contenterai de masteriser un petit truc ou de faire du loup garou

Je serai à vos coté mon brave.

Fils de Lugh a écrit:

et t'inquiète pour les photos, tu les verras et en plus, je vais les mettre sur facebook)

A coté de celles ou tu es nu dans dans une boite à partouze réunionnaise? Parce que parmi les collégiens de Meaux, ça va créer le buzz ton histoire!!!

Moins que ta vidéo de hardcore crad avec ton berger allemand, mais bon ...n'est pas spielberg qui veut....

Je viens de consulter mon agenda, à priori pour le 25 septembre, j'ai un tournoi sportif, donc pas dispo du week end...

Pour la date, ben voilà..
Pour les horaires, je suis favorable à du 14h-22h.

Enfin, si j'arrive à me libérer ou que le tournoi est annulé, je pourrais maitriser un Deadland.

La suite au prochain numéro.

je peut masteriser un te deum, un hellywood ou même un vampire....... a voir sur place

Je vais commencer à essayer de prendre contact avec les journaux et autres médias locaux et je pense qu'un message type devrais être établie, histoire de tous parler le même langage.

Qui se sent la plume journalistique?

Il n'y à pas l'air d'avoir grand monde (Aout oblige).

"Rêves & légendes, le club de jeu de rôle de Coupvray, vous invite le samedi 25 septembre 2010 à découvrir ses activités. A partir de 14h00, vous pourrez vous initier à cette activité ludique et méconnu. venez nous rejoindre 2 rue saint Pierre, 77700 Coupvray.Entrée gratuite."

Bon je suis pas plus fier que ça de mon petit paragraphe mais il fera l'affaire en attendant. Si quelqu'un veux le corriger, modifier ou le changer entièrement allez y, sachant que je commence à prospecter à partir de maintenant............

Adramalech a écrit:

"Rêves & légendes, le club de jeux de rôle de Coupvray, vous invite le samedi 25 septembre 2010 à découvrir ses activités lors de sa journée portes ouvertes. A partir de 14h00, vous pourrez vous initier à cette activité ludique et méconnue. Venez nous rejoindre à l'ancienne école Suzanne Aubry 2 rue saint Pierre à Coupvray (77700). Entrée gratuite."

Voilà, je me suis permise

Jalina a écrit:

Adramalech a écrit:

"Rêves & légendes, le club de jeux de rôle de Coupvray, vous invite le samedi 25 septembre 2010 à découvrir ses activités lors de sa journée portes ouvertes. A partir de 14h00, vous pourrez vous initier à cette activité ludique et méconnue. Venez nous rejoindre à l'ancienne école Suzanne Aubry 2 rue saint Pierre à Coupvray (77700). Entrée gratuite."

Voilà, je me suis permise

c'est fait pour ça

Ok super Adra et Jalina.

De mon côté je relance Emorej pour le flyer pour joindre le flyer à la promo de notre journée auprès des autres cibles (cf mail récap au début du sujet).

Je m'occupe du SAN et de la mairie de Coupvray comme annoncé